Anlagendokumentation: Was der Kunde bei der Übergabe wirklich bekommen muss

Die Anlage läuft, der Zähler dreht sich, alle sind zufrieden - und dann ruft ein Jahr später der neue Eigentümer an und will die Unterlagen. Oder die Förderstelle. Oder ein Kollege, der die Wartung übernimmt. Spätestens dann zeigt sich, ob bei der Übergabe eine Dokumentation entstanden ist oder nur ein Stapel loser Zettel.

Warum die Dokumentation Teil der Leistung ist

Die Errichtungsnormen verlangen, dass dem Betreiber nach Abschluss der Erstprüfung ein Prüfbericht samt der zugehörigen Anlagendokumentation übergeben wird. Das ist keine Serviceleistung, sondern Teil des geschuldeten Werks. Fehlt sie, ist die Leistung nicht vollständig erbracht - mit allen Konsequenzen für Abnahme, Schlussrechnung und Gewährleistung.

Praktisch bedeutet das: Die Übergabe der Unterlagen gehört zur Abnahme, nicht in ein späteres Kuvert. Und sie gehört bestätigt.

Der Umfang bei einer Elektroinstallation

Für eine neu errichtete oder erweiterte Installation gehören mindestens dazu:

• Prüfprotokoll der Erstprüfung mit allen Messwerten, siehe Erstprüfung nach DIN VDE 0100-600
• Stromlaufplan oder Verteilerplan mit Stromkreisliste - beschriftet, wie es in der Verteilung tatsächlich aussieht
• Angaben zu den Schutzmaßnahmen: Netzform, Schutzeinrichtungen, Selektivität, Erdungsanlage
• Bestandsunterlagen bei Änderungen: was neu ist, was übernommen wurde, welche Teile ausdrücklich nicht geprüft wurden
• Datenblätter und Bedienungsanleitungen der eingebauten Komponenten
• Empfohlener nächster Prüftermin, siehe Prüffristen im Überblick

Der Umfang bei einer PV-Anlage

Hier ist die IEC 62446-1 deutlich: Sie beschreibt nicht nur die Prüfungen, sondern auch die Systemdokumentation, die zu übergeben ist. In der Praxis läuft das auf diese Mappe hinaus:

• Anlagendaten mit Leistung, Modul- und Wechselrichtertypen, Seriennummern
• Stringplan mit Zuordnung der Strings zu Wechselrichtern und MPP-Trackern
• Einlinienschema mit DC- und AC-Seite, Trennstellen, Schutzeinrichtungen, Zählerkonzept
• Angaben zu Erdung, Potentialausgleich und Überspannungsschutz, siehe Blitz- und Überspannungsschutz
• Inbetriebnahme- beziehungsweise Abnahmeprotokoll mit allen Strangmessungen, siehe Inbetriebnahmeprotokoll nach IEC 62446-1
• Nachweise gegenüber dem Netzbetreiber, Zählpunkt und Fertigstellungsmeldung, siehe Anmeldung beim Netzbetreiber
• Betriebs- und Wartungsanleitung inklusive Verhalten im Notfall und Freischaltkonzept für die Feuerwehr
• Speicherunterlagen, wenn ein Batteriespeicher verbaut ist

Die Einweisung ist Teil der Übergabe

Unterlagen allein genügen nicht. Der Betreiber muss wissen, wie er die Anlage im Alltag bedient und was er selbst tun muss: Wo ist der Hauptschalter, wo der DC-Trenner, wie prüfe ich den Fehlerstromschutzschalter über die Prüftaste, was ist bei Störmeldungen zu tun, wann ist die nächste Prüfung fällig. Halten Sie diese Punkte als kurze Liste im Übergabeprotokoll fest und lassen Sie sie bestätigen - besonders die halbjährliche Betätigung der RCD-Prüftaste, die erfahrungsgemäß niemand macht, wenn sie niemand erklärt hat.

Digital übergeben, aber richtig

Kaum ein Kunde möchte heute einen Ordner. Ein PDF-Paket per Mail oder Downloadlink ist der Normalfall - mit zwei Bedingungen: Die Dateien müssen sprechend benannt sein (Kunde, Anlage, Dokumentart, Datum), und Sie brauchen einen Nachweis der Übergabe. Der Versand allein ist keiner. Deshalb: Übergabe im Protokoll vermerken, unterschreiben lassen, PDF-Paket zusätzlich im eigenen Archiv behalten. Warum digitale Protokolle dabei rechtlich unproblematisch sind, steht im Artikel über digitale Prüfprotokolle.

Der Nebeneffekt, den viele unterschätzen

Eine vollständige Dokumentationsmappe mit Ihrem Logo landet beim Kunden im Ordner und bleibt dort 20 Jahre liegen. Sie ist die einzige Werbung, die im Schadensfall, beim Verkauf des Hauses und bei jeder Frage zur Anlage wieder hervorgeholt wird. Wer diese Mappe schlampig zusammenstellt, verschenkt den Folgeauftrag an den Nächsten, der sie in die Hand bekommt.

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Hinweis: Zusammenfassung ohne Gewähr, maßgeblich sind die Originalnormen (unter anderem OVE E 8101, DIN VDE 0100-600, ÖVE/ÖNORM EN 62446-1 beziehungsweise DIN EN 62446-1), die technischen Anschlussbedingungen des Netzbetreibers und die vertraglichen Vereinbarungen im Einzelfall.